1. Pengendali Data Pribadi
UIN Antasari Banjarmasin bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi dalam penyelenggaraan pendaftaran ulang mahasiswa baru. Pertanyaan atau permintaan terkait data pribadi dapat disampaikan kepada Unit Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (UTIPD) melalui [email protected].
2. Dasar dan Tujuan Pemrosesan
Data pribadi diproses untuk pelayanan pendidikan, pemenuhan kewajiban hukum, pelaksanaan tugas pelayanan publik, dan persetujuan eksplisit apabila suatu pemrosesan memang memerlukannya. Pemrosesan dilakukan untuk memverifikasi identitas dan kelulusan, menyelenggarakan pendaftaran ulang, memeriksa biodata dan berkas, menetapkan atau memverifikasi UKT, mencocokkan pembayaran, membuat NIM dan dokumen administrasi, menyelenggarakan jadwal tes kesehatan, melakukan pelaporan pendidikan, serta menjaga keamanan dan audit sistem.
3. Data yang Diproses
- Identitas, foto, NIK, NISN, nomor pendaftaran, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, dan kewarganegaraan.
- Alamat, nomor telepon, email, sekolah asal, prestasi, program studi, dan jalur seleksi.
- Data orang tua atau wali, pekerjaan, penghasilan, tanggungan, bantuan sosial, kondisi rumah, KK, dan dokumen pendukung UKT.
- Tinggi badan, berat badan, golongan darah, penyakit, serta jadwal tes kesehatan.
- UKT, status pembayaran, finalisasi, NIM, dan dokumen administrasi mahasiswa.
- Alamat IP, perangkat atau browser, waktu akses, aktivitas login, perubahan data, dan audit trail.
4. Sumber dan Pembagian Data
Data berasal dari calon mahasiswa, sistem PMB resmi, serta hasil pertukaran data dengan layanan resmi universitas. Sesuai kebutuhan dan kewenangan, data dapat diberikan secara terbatas kepada unit kerja UIN Antasari, penyelenggara PMB, bank atau layanan H2H pembayaran, pelaksana tes kesehatan, sistem akademik resmi universitas apabila integrasi diaktifkan, penyedia infrastruktur yang terikat kewajiban kerahasiaan, dan instansi yang berwenang berdasarkan peraturan. Data tidak diperjualbelikan atau digunakan untuk pemasaran komersial.
5. Rekomendasi UKT
Data ekonomi dan kondisi keluarga dapat dianalisis menggunakan metode Fuzzy dan SAW sebagai rekomendasi kelompok UKT. Hasil sistem dapat diperiksa atau disesuaikan oleh pejabat atau operator yang berwenang sesuai kebijakan universitas.
6. Penyimpanan, Keamanan, dan Retensi
UIN Antasari menerapkan pembatasan akses berdasarkan peran, penyimpanan berkas privat, audit trail, pencadangan, dan pengamanan teknis serta operasional. Data pendaftar, biodata, berkas, UKT, pembayaran, dan audit trail disimpan selama 5 tahun sesuai kebijakan retensi. Data dapat disimpan lebih lama apabila diperlukan untuk kewajiban hukum, audit, sengketa, atau legal hold. Setelah masa retensi berakhir, data dihapus atau dimusnahkan secara terkendali.
7. Hak Pemilik Data
Pemilik data dapat meminta informasi, akses, perbaikan, pembaruan, penghentian pemrosesan, penghapusan, atau penarikan persetujuan sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum dan penyelenggaraan pelayanan pendidikan. Permintaan dapat disampaikan melalui kontak UTIPD di atas.
8. Perubahan Pemberitahuan
Apabila terdapat perubahan tujuan, jenis data, penerima data, atau jangka waktu pemrosesan, pemberitahuan ini akan diperbarui. Pengguna akan diminta membaca versi baru sebelum melanjutkan penggunaan portal.